Danska Metroselskabet och Hovedstadens Letbanes nya möjligheter till digital upphandling med förhandlingar

Anbud med förhandling kan spara miljoner för offentliga byggprojekt. Digitala anbud vid stora projekt har dock hittills hindrats av både praktiska och tekniska utmaningar. Buildmore har nu konstruerat en användbar och säker projektlösning som danska Metroselskabet och Hovedstadens Letbane för närvarande använder vid anbud i miljardklassen.

När den nya lagen om offentlig upphandling trädde i kraft den 1 januari 2016 tillkom anbudsformen ”anbud med förhandling”.

"Anbud med förhandling är en relativt ny anbudsform som kan användas vid de offentliga byggprojekten när det finns ett värde i att ha ytterligare dialog i anbudsprocessen med budgivarna för att på så sätt kunna identifiera det verkliga behovet", förklarar Henrik L. Bang, chef i byggföreningen.

I motsats till det vanligare så kallade ”begränsade anbudet”, där alla parter lämnar anbud samtidigt och en vinnare väljs, innebär ett anbud med förhandling att alla anbudsgivare bjuds tillbaka till förhandling. Här granskar klienten erbjudandet och påpekar var det kan förbättras.

Det är denna förhandling som har orsakat problem vid större projekt med digitala anbud.

Avgörande med lika behandling

Om det till exempel finns fyra budgivande parter kan förhandlingarna för stora projekt i många fall vara så pass omfattande att de måste delas upp på fyra arbetsdagar. Efter förhandlingarna får de anbudsgivande parterna vanligtvis ett antal veckor på sig att arbeta igenom sina anbud och lämna in ett reviderat anbud. På grund av förhandlingarna kommer budgivarna att lämna de reviderade buden något senare, en process som inte får innebära en fördel för någon av budgivarna.

Utmaningen med att förhandla om digitala anbud har därmed varit att konstruera ett system som kan garantera att alla behandlas lika och att ingen kan komma åt anbuden förrän alla anbud har lämnats in.

Metroselskabet letade efter lösning

Även om det blev obligatoriskt att inge anbud digitalt först år 2018, insisterade danska Metroselskabet och Hovedstadens Letbane på att ligga i framkant av utvecklingen. När den nya lagen om offentlig upphandling trädde i kraft den 1 januari 2016 undersöktes därför marknaden i avsikt att hitta en teknisk lösning, vilket var nödvändigt för att kunna hantera utmaningarna med att garantera likabehandling av alla parter vid digitala upphandlingar med förhandlingar om stora projekt.

"Alla parter måste kunna lita på att de vars anbud behandlas sist inte får några fördelar av det. När de första offerterna inkommer måste alla kunna lita på att de förvaras säkert där ingen har tillgång till dem, säger Carsten Larsen, Senior Procurement Manager på Metroselskabet och Hovedstadens Letbane.”

"Därför kräver anbud med förhandlingar en mycket speciell projektportal som kan stödja denna process och alla omständigheter", fortsätter han.

Vald för enkelhet och funktionalitet

Lösningen för Metroselskabet och Hovedstadens Letbane var ett system som utvecklats av Buildmore i nära dialog med alla parter.

"Först och främst är det en snygg och enkel lösning, sedan har den också väldigt bra funktionalitet”, säger Carsten Larsen.

Buildmore är man oerhört glada och stolta över att få denna viktiga uppgift.

Förhandlingarna skapar bättre och billigare projekt, vilket är extra viktigt när det gäller till exempel stora, offentliga byggnader. Så vi är riktigt glada att Metroselskabet och Hovedstadens Letbane har gett oss förtroendet att se till så att allt går rätt till " säger Thomas Bøgh, chef för Buildmore

Bra med marknadsorienterade lösningar

Danska byggföreningar är positiva till system som utvecklats i nära dialog mellan marknaden och leverantörer:

Vi vet att byggare kan bli bättre på att hantera olika typer av anbudsprocesser, så vi välkomnar alla tekniker eller hjälpmedel som kan hjälpa dem på vägen. Det ger bra marknadsföring och säkerställer ett ökat värde tillbaka till samhället”, säger Henrik L. Bang, chef för byggföreningen.

Används vid tunnelbane- och spårvägsprojekt

Metroselskabet och Hovedstadens Letbane har just tagit systemet i bruk vid anbud för tunnelbanelinjen till danska Sydhavnen och Letbanen längs Ring 3, som båda lades ut på anbud i oktober. Dessutom används systemet vid anbud för drift av den befintliga tunnelbanan i Köpenhamn, där anbud ska lämnas före årets slut.

Buildmore används också för mindre anbud med förhandling i samband med Cityringen, där även förkvalificeringsfasen hanteras via systemet.

Fakta om anbud med förhandling:

  • Den nya lagen om offentlig upphandling och det danska forsyningsvirksomhedsdirektivet trädde i kraft den 1 januari 2016

  • Anbudsformen Anbud med förhandling är en nyhet i lagen om offentlig upphandling, men har genom danska forsyningsvirksomhedsdirektivet varit möjligt även enligt det gamla direktivet.

  • Anbudsformen ger offentliga byggprojekt större utrymme att agera mer som privata byggare. Anbudsformen ger fler möjligheter till dialog, riskminimering och färre missförstånd. Samtidigt stöder anbudsformen att projektets ekonomi ligger så nära anbudspriset som möjligt.

    BOKA EN DEMO